Как понять, что ваши сотрудники —
презентаторы так себе?

Первым и самым надежным показателем того, что ваши сотрудники — плохие презентаторы, является то, что они готовятся к презентации в последний день, накануне. Как студенты во время сессии, право слово. Да, это она — прокрастинация! Не нужно быть ясновидящим, чтобы угадать: презентация будет сумбурной, «рваной» и с невнятной главной идеей. Для логичной, аргументированной и понятной презентации априори требуется время на подготовку. И вовсе не час, который многие обычно выкраивают после работы вечерком. Возможно, я кого-то расстрою, но для подготовки полноценной презентации нужно и план набросать, и примеры с данными проработать или поискать, и проговорить вслух несколько раз для самопроверки.

Я уже не говорю о том, что создаваемые с нуля презентации требуют творчества, поэтому иногда не лишним бывает откладывать материал на время для «вызревания» идей. Время -вот что нужно иметь в запасе.

Второй индикатор: сотрудники начинают со слайдов и сидят за ними 90% времени. Конечно, боссу невозможно отследить от начала и до конца процесс работы над презентацией, но если человек начинает подготовку со слайдов — это плохой знак. Дело в том, что слайды — это вспомогательный инструмент, необходимый для донесения или объяснения сложных идей. То, что мы говорим, сопровождается слайдами. Но это вторично, а сначала нужно продумать именно то, что мы говорим своей аудитории. Сперва выстраивается речь, потом на идеи надевается «одежда» из слайдов.

Даже если презентация, которую нужно готовить, включает материал из уже ранее проводимых, нужно перепроверить и/или изменить контент, то есть перепрошить сценарий. Некоторые используют Word, чтобы набросать тезисы, кто-то любит Mind Maps, кто-то — адепт стикеров и расклеивает идеи на доске. Это — правильный подход к началу подготовки, он обеспечивает понимание идей о вашем продукте или проекте.

Третье, что вам как руководителю подаст сигнал — это написание дословной речи. Две причины, почему это плохо. Во-первых, это расходует огромное количество времени. Гораздо большее, чем краткое тезисное написание речи на тех же стикерах или в Mind Maps. Во-вторых, дословно записанная речь — это, прежде всего, письменная речь. Презентация же (как процесс коммуникации спикера и зрителей) — это устное общение, а не зачитывание текста с листа. Записанная речь становится тяжелой для восприятия на слух. Вдобавок ко всему мозг «захочет» выучить готовый текст речи (он всегда хочет экономить собственные ресурсы). И если спикер поддастся и заучит речь, то убьет все живое в своем выступлении и, разумеется, не зацепит аудиторию.

Пройдитесь за спиной у сотрудника, посмотрите как он работает со слайдами. Если он, создавая слайды, открывает в соседнем окне «вордовский» документ и работает тремя кнопками: «Ctrl», «C» и «V», срочно прекратите это. Почему: простое копирование, перенос текста из одного в другой документ — это поступок ленивого спикера. Операцию надо сразу же пресекать, поскольку будут перегруженные «слайдоменты», на которых будет дословно написан текст речи. Слайды — это не письменный жанр, а визуальный, они должны быть наглядными, а не читабельными (от слова «глядеть», а не «читать»), от них не должны отворачиваться клиенты. Что делать? Переформулировать фразы, делать их короче и всячески стараться заменять текст на визуальные элементы.

Пятое — это отсутствие просвета на слайдах, когда слайды полнятся графиками и текстами. У Нэнси Дуарте есть отличная статья (вот перевод) про сканирование информации и читаемость слайдов. Если кратко, то слайды для живой презентации не должны быть полностью заполнены информацией. Для удобства восприятия зрителем лучше сделать больше слайдов, облегчив «вес» каждого из них. В режиме живого выступления, если вы хорошо объясняете и интересно выступаете, никому не будет дело до того, сколько у вас слайдов. Зритель просто будет следовать за идеями и логикой рассказа. Но если будет информационный перегруз в зрительном канале, он начнет уставать и отключаться.

Шестой признак плохого спикера: фраза «пойду отмучаюсь». Обратите внимание: так многие говорят про публичное выступление. Оно понятно: страх сцены, волнение и ответственность — все это давит. Но само по себе такое отношение к вопросу — каким бы стрессовым он ни был — это заведомо проигрышный настрой. Увы, часто еще бывает, что самого спикера не «зажигает» предмет выступления. «Ну, рассказать в очередной раз о продукте, ну, рассказать опять про нашу компанию…» Это сигнал. Что делать? Менять отношение, искать мотивацию, обучать выступать или менять спикера.

Седьмое — это фраза «Читать презентацию». Я очень верю в психолингвистику. Наши фразы, произнесенные невольно, многое могут сказать о внутреннем отношении к чему-либо. Так и с выступлениями. Запомните: презентации не читают, а проводят. Читают стихи, книги, лекции и рэп. Читка презентации — залог её скуки. Это значит, что человек, скорее всего, и будет именно читать — со своих слайдов или прямо с листа бумаги. И что будет точно — это минимум контакта со зрителем, минимум вовлечения и ведения клиента за своими идеями к нужному результату. Отчитал.