80% рабочих презентаций проводятся удаленно — как делать их правильно

Иногда во время серьезной презентации случается худшее. Вы добираетесь до самого важного слайда, делаете паузу, ожидая реакции, и… ничего. Это может произойти, даже если вы с вашей аудиторией находитесь в одной комнате. Но когда вы проводите презентацию удаленно, неловкая пауза может показаться еще дольше.

Наша команда в Aha! полностью распределена. Все работают удаленно. Нам всем хорошо известны лучшие способы провести презентацию через видео-конференцию. (И никто даже бровью не шевельнет, если его собака начнет лаять на белку.) Но проблемы удаленных презентаций актуальны не только для распределенных команд.

По словам авторов Harvard Business Review Скотта Беринато и Нэнси Дуарте, 80% презентаций в настоящее время проводятся удаленно. Поэтому независимо от того, где вы работаете, у вас есть все шансы оказаться в подобной ситуации. Вам нужно знать, что делать до, во время и после презентации, чтобы добиться успеха.

Вы должны ознакомиться со всем программным обеспечением и оборудованием, которое будете использовать. Самыми частыми и самыми досадными ошибками на моей памяти становились технические ляпы, которых вполне можно было избежать, — например, когда докладчик не знал, как показать аудитории экран своего компьютера, как заглушить микрофон, чтобы убрать фоновый шум, или подключить веб-камеру. Эти накладки заставляют вас выглядеть непрофессионально и могут испортить впечатление от превосходной презентации.

Времена неловких докладов во время селекторных совещаний давно прошли. Наша команда в Aha! проводит встречи и презентации исключительно через веб-видео. Гораздо проще привлечь аудиторию, если она может видеть ваше лицо. При этом на видео присутствует не только ведущий — мы просим всех «присутствующих» тоже подключить свои веб-камеры. Возможность видеть аудиторию очень важна — так вы сможете понять, насколько они вовлечены и следят ли за вами.

Неважно, как вы выглядите — если людям будет не на что смотреть, кроме вашего лица, они скоро начнут терять к происходящему интерес. Это особенно часто случается с удаленной аудиторией, которая вполне может проверять электронную почту или делать покупки онлайн в другом окне браузера. Старайтесь удерживать их внимание с помощью интересных наглядных материалов, которые дополняют (но не повторяют дословно) то, что вы говорите. Имейте в виду, что люди будут смотреть на вас через разные устройства с экранами разных размеров. Поэтому не используйте слишком мелкие детализированные изображения — пусть текст будет коротким, а шрифт крупным.

Еще один способ принять меры против многозадачных участников — вовлечь аудиторию в процесс презентации. Оставьте место для пауз, во время которых можно задать вопросы или обсудить то, о чем вы успели рассказать. Если группа невелика, обратитесь к каждому участнику, задайте вопрос или попросите поделиться своими мыслями. Кроме того, попросите вашу аудиторию писать вопросы и комментарии вам и друг другу в окне чата вашей онлайн-конференции. Чем больше диалога будет в вашей презентации, тем лучше.

В дальнейшем сделайте так, чтобы разговор с участниками мог продолжаться через чат или электронную почту. Например, вы можете разослать им запись презентации и список связанных с ней деловых вопросов. Вознаградите любопытство и готовность участвовать, оперативно отвечая на вопросы и комментарии ваших слушателей. Даже если у вас нет возможности пообщаться со своей аудиторией лично, у вас по-прежнему есть способы сделать так, чтобы они вспоминали ключевые моменты вашей презентации долгое время после ее окончания.