Перевод статьи: "4 совета о том, как преодолеть трудности в работе над презентациями для руководителей"

23 Дек 2019 статья

Эти советы помогут вам научиться предугадывать их следующий шаг и работать урывками.

Нэнси Дуарте

 

Руководители з-а-н-я-т-ы. Их расписание трещит по швам, поэтому у них остается совсем немного времени, чтобы подумать о своем следующем выступлении. Если бы вулканское слияние разумов существовало на самом деле, готовить для них выступления было бы легче легкого, но, увы, это не так.

Поэтому вам придется научиться предугадывать их следующий шаг и работать урывками. При этом неважно, насколько хорошо вы подготовитесь, — утром в день выступления, когда ваш руководитель будет принимать душ, на него обязательно снизойдет откровение, которое перевернет все ваши планы с ног на голову. К счастью, со временем мне удалось выработать несколько практических приемов, которые помогали нам справиться с обезумевшими лидерами.

Знайте аудиторию. Если вы специалист по коммуникациям или маркетингу, возможно, мысль о том, что руководителю нужно выступить с речью, пришла именно в вашу голову. В любом случае, ваша работа — представлять интересы аудитории на каждом этапе этого проекта. Рассказывая руководителю о выступлении, обязательно предоставьте всю необходимую информацию об аудитории и уговорите его согласиться на «путешествие аудитории». Главная Мысль и путешествие аудитории должны быть наглядно изображены на первом слайде вашей рабочей презентации.

Возьмите путешествие аудитории за центральный ориентир и время от времени возвращайте к нему руководителя — потому что его внимание обязательно будут отвлекать десятки блестящих безделушек, не имеющих никакого отношения к этой аудитории.

Знайте руководителя. Маркетологов можно в каком-то смысле назвать собирателями фольклора, связанного с компанией (и с руководителем). Приготовьте подборку историй и происшествий, с помощью которых руководитель сможет сделать свое выступление более эмоционально привлекательным. Когда ваш руководитель искренне рассказывает историю, и эта история соответствует взглядам аудитории, аудитория формирует с вашим брендом связь, которой не может дать ни одно другое средство коммуникации.

Ограничивайте их прихоти. Иногда руководитель не понимает, сколько усилий требует то или иное дело. Ему может казаться, что он обратился с очень простой просьбой, но в действительности на ее выполнение может уйти несколько дней. Один небрежный комментарий, например: «Давайте добавим сюда график из нашего азиатского офиса», может означать, что пять человек из вашей группы по изучению рынка должны будут в течение двух недель крутиться как белки в колесе. При этом график может и не иметь особого значения для понимания вопроса — скорее, он будет играть роль любопытной детали. Не стесняйтесь выражать несогласие, чтобы они поняли цену своего запроса и могли определить, стоит ли игра свеч.

Создайте командный пункт презентации. Если есть возможность, создайте рядом с офисом руководителя визуальное рабочее пространство, чтобы он, перемещаясь от собрания к собранию, мог видеть сонограмму, на которой его выступление будет постепенно обретать очертания.

Все это мы узнали на собственном опыте в наши первые дни в Duarte. Вместо того, чтобы запустить презентацию в режиме слайд-шоу, разместите ее на стене или откройте в режиме сортировки слайдов, чтобы руководитель мог видеть мета-структуру. Он с облегчением вздохнет, убедившись, что его любимый слайд находится под номером девять, и успокоится настолько, что вы сможете ознакомить его с тем, что вы создали. Сделайте так, чтобы основная структура располагалась горизонтально наверху, чтобы можно было скользить по верхним точкам, а опорные пункты расположите внизу. Этот формат вдохновил нас в Duarte на создание наших учебных курсов по разработке презентаций.

Подготовка выступлений для одних руководителей воодушевляет, в то время как работа с другими вызывает желание рвать на себе волосы. Немалую роль в том, каким этот опыт окажется для обеих сторон, играет эмпатия. Руководители должны с пониманием относиться к тому, что вы делаете, а вам нужно хорошо понимать причины их поведения и целенаправленно выяснять, как лучше подстроиться к их методам работы. Некоторые руководители сами по себе норовистые, но таких меньшинство. Если вы приоткроете им окошко в ваш мир, они сделают все возможное, чтобы вы вместе смогли достичь успеха.