Памятка организаторам мастер-классов и конференций

13 Июл 2016 статья
Мне, как человеку, регулярно выступающему в качестве приглашенного эксперта на конференциях или мастер-классах, хорошо знакома организационная кухня. К сожалению, часто приходится "бодаться" с организаторами мероприятий по причине неподготовленности площадки к профессиональному выступлению. Все это, конечно, сказывается и на качестве, и на отношениях. В этой памятке я решил поделиться подсказками для организаторов, показав ситуацию глазами спикера/ведущего мастер-класса. Надеюсь, что детали, которые на первый взгляд кажутся занудными, окажутся полезными для планируемых мероприятий.

Что нужно помнить организаторам

  • Первое и самое очевидное - многие спикеры выступают со своими ноутбуками. Это нормально! Причины могут быть разными: от кучи видео, которые эксперт использует в своем выступлении (а скидывать через облако или флешку нереально долго), разных нетрадиционных шрифтов в презентации (да, я знаю про .pdf, но он не заменяет полностью .ppt), до специфического софта, который нужен по ходу презентации и т.д. Если у вас как у организатора нет жесткой привязанности к своему ноутбуку, не препятствуйте этому желанию. Сперва уточните, почему так хочет спикер, вдруг причины будут из перечисленных выше; а еще спросите про марку ноутбука и переходники и кабели на всякий случай.

  • Ноутбук всегда должен находиться рядом с местом выступающего. Точка. Даже при наличии пульта (кликера), даже если "всего 5 метров за сценой". Ноутбук стоит на сцене и управляется спикером. На одной площадке однажды мне приходилось бегать через зал к ноутбуку, стоящему за задним рядом, и обратно к экрану, чтобы переключаться между презентацией и видео. Было жутко неудобно всем.

  • Проектор должен быть проверен за неделю и накануне (да, дважды), откалиброван, иметь пульт ДУ. Бывает, что проектор синит или зеленит - будет неприятный сюрприз в цветопередаче. Дорогие организаторы, многие презентаторы не догадываются и готовят по привычке свои презентации с разрешением 4:3. А что, если ваш проекционный экран или плазма 16:9 или другого формата? Будет некрасиво. Сообщите спикерам данные, чтобы они поправили слайды заранее. А еще будет хорошо, если ваш проектор будет правильно подвешен/расположен, чтобы не бить лучом в глаза, но это уже требует специалистов по монтажу проекционного оборудования, они вам выставят нужный угол наклона.

  • Если вы даёте флипчарт, предоставьте, пожалуйста, и маркеры. Да, бывает и одно без другого, иначе я бы не написал. Или другая ситуация: есть маркерная доска, но маркеры дали перманентные. Проверяйте тип маркеров и имейте два набора - для досок и для бумаги (к доске еще и губка нужна).  

  • Если вы организуете мастер-класс, флипчарт должен быть по умолчанию. Иногда тренеру гораздо быстрее объяснить что-то на ФЧ, чем на слайдах. Это наш родной инструмент.

  • Имейте свои переходники и кликер для презентации. Многие выступают с Маком, в котором нет, например, VGA или HDMI. Но немногие имеют свои переходники и имеют привычку везде их возить с собой. Подстрахуйтесь.

  • Если вы просите присылать презентации вам "такого-то числа", то повторно напомните спикерам, чтобы за 1 день до мероприятия все снова прислали свои презентации. Многие, выслав вам "такого-то числа" слайды, продолжают что-то ковырять и править (высылали вовремя, чтобы вы отстали). Потом же, в день мероприятия, вам будет уже не до сбора обновленных файлов и беготни в поисках свободной флешки. Просто попросите всех снова прислать файлы, в этом нет ничего страшного.

  • Не лишним бывает иметь запасной удлинитель и звуковые колонки - мало ли нужна музыка или нужно включать видео, или что-то еще. С другой стороны, если у вас этого нет, заранее оговорите это со спикером, предложив ему взять самому, иначе он понадеется на вас.

  • Микрофонные батарейки, много. Думаю, комментарии излишни :)

  • Очень хорошо иметь фотографии своей площадки или сцены в хорошем качестве. Это бывает важно презентатору, чтобы знать зал и понимать границы пространства.

  • И в коммуникации с выступающими всегда руководствуйтесь правилом "лучше спросить заранее или уточнить, чем за 20 минут до выхода получить конфликт". Даже если речь касается того, что по идее должен привезти сам докладчик (например, скотч, стикеры, листы А4 или ножницы и прочую мелочь), сыграйте на опережение, спросив: "Что из раздатки вы привезете с собой?" 
IMG_1501.JPG
На фото - качественно подготовленная конференция Сбербанка в Сочи, 2015 год.

Надеюсь, несколько советов помогут вам лучше подготовить организационную сторону выступлений на мероприятии. Да, это мелочи, но они важны нам - выступающим. Мы иногда не против притащить с собой свои колонки или заехать в магазин за стикерами, лишь бы это было в наличии и заблаговременно, чтобы главные лица - зрители - получили максимум своего. Пишите мне, если возникнут вопросы или дополнения!