15 советов организаторам конференций по работе со спикерами

Чтобы не забыть о важном, а не только бюджетировать кейтеринг, аренду, звук, свет, мерч

Сейчас конец года — в компаниях пора отчетных собраний и больших выступлений. Уверен, что многие помогают своим коллегам или тренировкой занимаются специалисты, у которых и своих дел полно (например, ивентеры), поэтому дам советы помощникам спикеров.

5 причин организаторам заниматься подготовкой спикеров.

Презентации станут интересными и «цепляющими». Все понимают, что если на конференции будет N выступлений по X минут каждое, зрители будут утомляться и отвлекаться. Необходимо сделать так, чтобы все были вовлечены, поэтому прорабатываются «фишки» и приёмы удержания внимания.
В выступления будут заложены проверенные аргументы, аудитория услышит нужный месседж. Всё это достигается благодаря прогонам и проверке вслух. А работа «редколлегии» из коллег со стороны маркетологов или пиарщиков только усилит эффект.
Хорошая презентация — залог легкого общения в кулуарах. Спикер понятно и интересно рассказал — аудитория сама к нему потянется в перерыве. Органический нетворкинг обеспечен.
Выступления «продают», а не просто информируют. Спикер понимает свою роль, он занимает проактивную позицию. Разумеется, если задача мероприятия в информировании, то градус снижается, но не снижается ответственность.
Довольные гости будут благодарить хозяев мероприятия. Они получали полезный контент, заводили общение в перерывах. Они рады, что не потратили время впустую.

5 советов организаторам про тренировку выступлений.

Если спикерам предстоит выступать очно, то репетиции желательно проводить тоже очно. Если онлайн, то тренировку и «налет часов» имеет смысл проводить в онлайн-формате.
Помните, что более 2-х часов работать над выступлением становится сложно, поэтому делайте перерывы в ваших занятиях с оратором.
Во время онлайн-репетиций используйте видео и со своей стороны. Так вы сэкономите время, ведь коммуникация онлайн почти лишена невербалики и «химии», а также у спикера будет нарабатываться привычка работать на камеру. Неосознанно, в фоновом режиме, но будет.
Ведите журнал подготовки. Фиксируйте в нем вопросы, которые остались «на подумать» после проведенной сессии. Отмечайте прогресс спикера: «сделал план, начинает репетировать» или «не проговаривал вслух, прогресса за неделю нет». В конце работы — когда будут прогоны — снимайте спикеров на видео для совместного разбора выступлений.
Лучшая репетиция — это репетиция, максимально приближенная к «боевым условиям», поэтому на финальных стадиях, когда вы фокусируетесь на подаче, лучше работать в просторном помещении, с большим экраном, кликером и микрофоном в руках, стоя и в полный голос. Идеально, если будет возможность делать прогон на сцене, чтобы привыкнуть к помещению, знать, откуда зайти и куда сойти в конце.

5 советов организаторам о разном.

Полезно иметь фотографии площадки, где будет проходить конференция. Это важно на стадии репетиций, когда вы или тренер по выступлениям будет готовить оратора и отрабатывать его перемещения и энергетику.
Если на вашей конференции более 5 спикеров, имеет смысл первую консультацию — про план презентации — провести в групповом формате. Обычно первая стадия — вводная, здесь важно выровнять общий уровень, рассказать всем о хронометраже, целях, атмосфере и запустить этап создания сценария. Но общей встрече можно сэкономить время и деньги.
Подумайте, возможно ли сформулировать и утвердить единую структуру для выступлений. В ряде случаев это обосновано, когда все презентации о продуктах компании или о достижениях за отчетный период. Здесь как в стартап-индустрии: зрителю удобнее, если всё приведено к единому знаменателю и не нужно каждый раз адаптироваться.
Не идите за забавной метафорой и креативом. Бывает, что человек придумал красивую аналогию или крылатое выражение и изо всех сил хочет его внедрить, но… оно ни с чем не клеится и никак не связано по смыслу с материалом. Лучше отказаться от «фишки» ради «фишки». Пусть не будет броского эпиграфа, но будет внятно подан продукт или идея.
Если готовите парное выступление со спикером не из вашей компании, заранее продумайте и оговорите с ним регулярность встреч и репетиций. Плохо, когда второй оратор пропускает встречи, вдвойне плохо, когда ты с этим ничего не моешь поделать как организатор.

Это лишь малая часть советов, которые я бы хотел дать тем, кто помогает спикерам. За почти 15 лет накопилась экспертиза и кейсы, которые легли в основу моей мини-книжки «100 советов организаторам конференций». Поэтому если перед вами стоит задача подготовить спикеров к мероприятию, вы можете написать мне, чтобы получить книжку с рекомендациями, или чтобы обсудить, как я могу помочь решить эту интересную задачу.

Нужно подготовить спикеров к корпоративной конференции? Назначьте встречу, чтобы обсудить задачу и спланировать подготовку.

Александр Яныхбаш

бизнес-тренер, к.псх.н.