Подготовка презентации продукта или компании

6 Июл 2018 статья

Знакомая многим фраза босса: "Завтра едешь в "АВС", проведешь им презентацию компании. Будут генеральный, коммерческий и кто-то из закупок. Я договорился минут на 15-20". Подготовка презентации компании - задача одновременно простая и сложная. Казалось бы, мы работаем в компании не первый год, знаем все продукты и все нюансы, но с другой стороны каждый новый лид - это новая специфика, потребности и привычки. Поэтому нужно подстроиться именно под его нужды, чтобы заложить прочное сотрудничество в будущем. Многие менеджеры мечтают о том, чтобы всегда под рукой был или консультант, или тренинг по презентации продукта, но - увы - в ситуации, когда на подготовку отведены сутки, приходится рассчитывать только на свои силы и опыт. И на советы от экспертов в области проведения презентации компании или продукта. Дам вам пять рекомендаций.

Сначала контент, потом дизайн

Отложите в сторону графические редакторы и прочий софт. На самом начальном этапе - этапе сбора идей - вам следует определиться с материалом, идеями, которые вы повезете потенциальному клиенту. Создание презентаций - это вопрос оформительский, но было бы "упаковывать"! Поэтому начинаем с контента. Эта часть подготовки включает следующие этапы:

  • кто клиент: собираем материал о компании, их клиентах, истории, стратегии бизнеса, текущих локальных задачах или потребностях, которые мы можем закрыть своим продуктом
  • степень "боли": насколько остро сейчас стоит задача, пытались ли решить ее до нас и какие получили результаты, кто принимает решение и кто пользователь продукта
  • наш продукт: что из того, что есть у нас, наилучшим образом подходит под данную задачу клиента, какие выгоды клиент обретет, если воспользуется нашим предложением, что если не воспользуется?
  • упаковка идей в простые схемы или алгоритмы: если речь про продукт, то определите 5 фактов, которые следует знать о нем; если речь про процесс, выделите 5-7 шагов в алгоритме
  • если предстоит презентация бизнес плана, то следуйте канонам: цели и задачи проекта, описание отрасли и рынка, конкуренты, маркетинг, операционка, технологический план, персонал, финансовый план, риски, выход.

Так вы создадите канву (сценарий) рассказа, который предстоит уложить в отведенные 15-20 минут. Проделав эту работу, вы сможете провести презентацию продукта или проекта, даже если что-то пойдет не так с техникой, ведь ключевые идеи уже обдуманы и уложены в голове.

Рассмотрим пример сценария презентации AirBnB, которая, как говорят, принесла им первые инвестиции. Вот из чего состоял рассказ: "Проблема - Решение - Рынок - Продукт - Бизнес-модель - Стратегия - Конкуренты и преимущества - Команда - Финансы". Примерно та же схема. Не принципиально, чтобы блоки были выстроены в определенной последовательно, но важно то, что эти блоки есть в рассказе.

Сделайте краткий конспект

Наша память прочно фиксирует визуальные образы, поэтому рекомендую делать краткий (!) конспект содержания презентации. Вы можете прибегнуть к стикерам (затем сфотографируйте их), где на каждом будут подписаны ключевые слова для каждого блока презентации. Можете использовать простой текстовый редактор и выстроить свои идеи по принципу "список продуктов". Можете нарисовать mind map, чтобы отразить связи и иерархию ваших идей. Так или иначе это простое действие, которое займет у вас 5-15 минут, поможет не забыть логику вашего повествования.

Одежда для ваших идей

После создания структуры (сценария) можно переходить к оформлению презентации. Многие спрашивают, как правильно сделать презентацию, чтобы она была убедительной.

  • Во-первых, всегда нужно ориентироваться на клиента и его культуру. Если она творческая, то сухие и наполненные графиками или таблицами слайды будут навевать скуку.
  • Во-вторых, балансируйте между текстом и визуальными элементами (иконками и иллюстрациями), чтобы не было однообразия и информационного перегруза.
  • В-третьих, помните, что клиент пригласил вас на встречу, а не запросил презентацию по почте, следовательно, основной упор делайте на коммуникацию, а не демонстрацию слайдов.

Пример из венчурной индустрии: на презентацию компании (стартапа) отводится 3-5 минут. Инвестору необходимо понимать суть, поэтому ваши тонны текста и мелкие графики - слайды нужно "сажать на диету". Лучшие спикеры - те, которые умеют объяснять на словах, поэтому слайды могут быть минималистичными, содержать только самое необходимое. Уж если понадобятся детали, то у вас должны быть припасены приложения - вот где "тяжелая артиллерия" из графиков и диаграмм.

Очередной пример хорошей презентации бизнес-проекта. Обратите внимание на простоту слайдов, минимум текста, а также легкость речи спикера - все это не перегружает аудиторию и дает общее понимание (цель именно в этом) того, чем занимается их компания.

Будьте человеком, а не роботом

Этапы проведения презентации в целом универсальны: сначала должно быть установление контакта и введение в контекст (вступление). Поэтому не пренебрегайте самопрезентацией, чтобы познакомиться с аудиторией, продумайте small talk как начальную часть выступления (это может занимать от 30 до 60 секунд). Затем переходите к основной части, где должна раскрываться суть продукта или информация о компании. В конце подводите итоги и подталкивайте аудиторию к дальнейшему этапу.

Помните про зрительный контакт со всеми, кто находится в зале. Есть заблуждение, мол, в зале есть ЛПР, поэтому смотреть надо только на него, а остальным по остаточному принципу. Если спикер встречается взглядом со всеми, то для клиента это сигнал, что а) я уверен в себе и в том, что говорю вам и б) мне важен каждый. Все это помогает презентатору завоевывать очки.

Жестикулируйте, чтобы не казаться "роботом". Ваши руки помогут усилить или подчеркнуть ваши слова. Порепетируйте перед зеркалом, чтобы контролировать, не прячете ли вы руки за спиной, на груди или в карманах.

Речь должна быть немонотонной, а насыщенной интонациями и паузами. Конечно, не стоит эмоционально играть как в театре - это всегда чувствуется и выглядит в переговорке искусственно. Но что вам важнее: чтобы организация, которая вас пригласила, захотела вас как партнера/контрагента или подремала на вашей встрече?

Пример. Выступление Б.Экхольма (CEO Ericsson) показывает, что можно быть большим директором, "холодным скандинавом", на официальном мероприятии, но при этом выступать не оставаясь за трибуной, открыто жестикулировать, использовать паузы и интонации в голосе. Не "зажигалка", но и не "робот", здесь мы видим живого человека, который даже несмотря на свой статус волнуется, но ведет диалог с аудиторией, а не монотонно озвучивает слайды.

Поддерживать себя в тонусе

Обязательно репетируйте каждую презентацию, даже если выступаете по этой теме не в первый раз. Если вам предстоит ответственное мероприятие, вы проделали подготовительную работу над сценарием, сделали слайды, но не хватает уверенности и профессионального взгляда со стороны, найдите тренера (вы можете обратиться за персональной консультацией ко мне, чтобы провести прогон и увидеть свои зоны роста).

Как делать хорошие презентации - просто регулярно держать себя в тонусе. Идеально, если в вашей профессиональной деятельности проведение презентаций подразумевается хотя бы раз в месяц. Но тренировать себя можно следующими способами: пройти обучение по выступлениям, найти общественную организацию, где можно выступать или отстаивать идеи (локальный TEDx или печа-куча), придумать повод проводить презентации по нерабочей тематике в коллективе (например, обсуждать раз в месяц, кто какое обучение прошел или какую книгу прочитал). В любом случае, чтобы навыки не "устаревали", а любую вашу презентацию можно было бы назвать эффективной, нужна практика.