Как правильно сделать презентацию, насыщенную данными?

12 Дек 2016 статья

Статистический сторителлинг (data storytelling) занял важное место среди инструментов коммуникации, позволив журналистам и маркетологам сообщать ключевые послания и визуализировать данные, лежащие в основе статей, записей в блогах и отчетов. Однако преимущества статистического сторителлинга не ограничиваются лишь письменной коммуникацией: вы можете задействовать его, чтобы создавать более убедительные и более визуально привлекательные презентации.

Умение разрабатывать и проводить насыщенные данными презентации сегодня является важным навыком для многих профессионалов: нам часто приходится рассказывать коллегам истории об успехе новой инициативы, о потенциале новой деловой возможности или необходимости изменить стратегию истории, которые становятся намного более убедительными, если за ними стоят конкретные цифры.

За последние четыре года статистические данные начали занимать в моих презентациях все больше места, поскольку я часто обращаюсь к управляемым данными проектам, таким как новые правила коллаборативной экономики, или говорю о том, чего не могут рассказать о ваших покупателях аналитики социальных сетей. Я имела удовольствие тесно сотрудничать с аналитиками данных, дизайнерами инфографики и моим собственным штатным спичрайтером, и это помогло мне узнать некоторые хитрости создания успешной презентации с данными.

Прежде всего, как с любой коммуникацией, подумайте о своей аудитории. Перед кем вы проводите презентацию, насколько эти люди знакомы с темой? Если вы представляете данные о трех разных стратегиях продаж для группы сбыта, которая тестировала эти стратегии, вы можете сразу переходить к делу и показать им, что сработало лучше всего. Если вы рассказываете об этом же эксперименте другому отделу организации, вам нужно разъяснить им контекст, прежде чем показывать гистограммы. В противном случае то, что кажется совершенно ясным вам, может просто их запутать. Общее правило для таких случаев гласит: взгляните на условные обозначения на ваших графиках если вы не можете рассчитывать на то, что слушатели знают значение каждого пункта условных обозначений, вам нужно потратить больше времени на подготовку, прежде чем переходить непосредственно к цифрам.

Данные имеют свойство перегружать собой презентацию, поэтому вы должны хорошо знать целиком всю историю, которую пытаетесь рассказать, и использовать графики обдуманно, чтобы поддержать эту историю. Вы не пытаетесь подавить противника шквалом статистики, стоящей за вашей аргументацией, вы используете данные стратегически, когда они дают четкие и конкретные подтверждения вашей истории. По моему опыту, слушателей часто оглушает поток следующих один за другим слайдов, поэтому я стараюсь чередовать графики со слайдами, которые выражают ключевой момент посредством изображения или короткого, в несколько слов, текста. Покажите фото магазинной тележки и скажите слушателям, что теперь вы знаете, какая раскладка товаров перед кассой провоцирует максимальное количество импульсивных покупок; затем покажите график, на котором отражена статистика продаж для разных товаров. Вслед за этим покажите изображение или несколько коротких строчек маркированного списка, где подчеркиваются дающие основание для действий открытия и выводы, следующие из ваших данных.

Редкие слушатели запоминают реальные цифры презентации, поэтому обдумайте, какие слова помогут им ухватить основную идею, инсайт или вывод, который они должны запомнить. Не просто показывайте гистограмму, демонстрирующую уровень вовлеченности работников при разных рабочих условиях, подведите к демонстрации этой гистограммы рассказом о влиянии рабочих условий на удовлетворенность работников, проиллюстрировав его, по возможности, реальными примерами из жизни.

Если у вас есть цифра, суммирующая ваше ключевое послание например, «работники, работающие удаленно из дома 1 день в неделю, на 30 % счастливее остальных» то сделайте так, чтобы именно этот пункт особенно хорошо был заметен на вашем слайде. Выделите его на соответствующем графике, или даже создайте для него собственный слайд или отдельный пункт в заключительном списке.

Проводя презентацию, помните, что людям нужно время для усвоения информации из графиков или таблиц с данными. Не торопясь расскажите историю, представленную в виде данных, чтобы она была ясной даже для того, кто не сидел над этой презентацией последние полтора месяца. Простое утверждение, например: «Во всех регионах, кроме юго-западного, электронная почта дает более высокий процент результатов в формировании списка потенциальных клиентов, чем телефонный обзвон; на северо-востоке ответ получают 5% электронных писем и только 3% телефонных звонков» поможет людям понять, что они видят перед собой, и как нужно читать ваш график. Говорите медленнее, чем обычно, в середине графика можно сделать паузу, чтобы дать людям время усвоить данные. Даже если вы предпочитаете оставлять время для вопросов в конце вашей презентации, спросите, не нужно ли пояснить график.

Хотя поясняющие сообщения полезны, это не значит, что вы должны забыть о визуальной части. Даже если вы просто создадите свои графики с помощью программы Infogr.am или Tableau – их результат выглядит намного лучше того, что выдает Excel, – вы немедленно улучшите свою статистическую презентацию. Возможно, вам понадобится немного доработать структуру или формат графиков, чтобы они хорошо выглядели на экране. Даже если для обозначения разных категорий в печатном документе вы использовали тонирование, помните, что на экране людям будет проще различать категории, выделенные четкими контрастными цветами.

Позаботьтесь о том, чтобы ваши условные обозначения и метки данных были напечатаны крупным четким шрифтом; если вы использовали инфографический инструмент, например Infogr.am, который создает прекрасные графики, но не позволяет менять размеры шрифтов, добавьте при окончательной сборке презентации собственные более крупные метки. (Подсказка: я создаю эти метки в отдельных текстовых рамках, подходящих по цвету к колонкам гистограммы, затем накладываю их сверху, закрывая первоначальные метки).

Если при создании графиков вы не можете обратиться за помощью к инфографическому дизайнеру, самостоятельно познакомьтесь с правилами грамотной визуализации, например, выясните, какие типы графиков подходят для каких целей. Располагая свои данные на экране, старайтесь не нарушать основные принципы визуализации: если вам не удается уместить весь график на один слайд, лучше сократить его и показать только основные моменты. Гистограмма, на которой отображены восемь категорий колонок, будет выглядеть загроможденной но даже не пытайтесь превратить ее в набор круговых диаграмм: если ценность заключается в сравнении категорий, нужно сохранить гистограмму, где все категории можно сравнить с единой базовой осью. Возможно, на самом деле вам не нужно показывать все восемь категорий, достаточно будет пяти самых важных. Или, может быть, лучше разбить ваш график на два последовательных слайда; если так, распределите категории таким образом, чтобы наиболее тесно связанные из них на каждом слайде находились рядом друг с другом.

И наконец, очень полезно оставлять слушателям физические или виртуальные копии ваших графиков, чтобы после презентации они могли более подробно ознакомиться с цифрами. Поскольку управляемые данными презентации и отчеты обычно переходят из рук в руки, позаботьтесь о том, чтобы графики, которыми вы их сопровождаете, легко читались сами по себе, без дополнительных разъяснений. Обозначьте источник данных, используйте понятные условные обозначения, снабдите слайд примечаниями, разъясняющими значение тех или иных пунктов («7 из 10 покупателей выбрали синюю упаковку»).

Возможно, все это звучит устрашающе, но не позволяйте стремлению к идеалу удержать вас от использования данных в представлении своей работы или идей коллегам и сотрудникам. Чересчур высокие стандарты могут помешать вам воспользоваться статистическим сторителлингом и сделать хорошую историю еще лучше, подкрепив ее количественными данными.

Вам не нужно иметь идеальный пакет данных или самую красивую в мире инфографику, чтобы статистический сторителлинг смог занять важное место среди ваших инструментов коммуникации. Все что вам нужно это разрушить стену, которая отделяет математику в одной части вашего мозга от сторителлинга в другой его части.


Александра Сэмуел
Оригинал статьи