Как создать презентацию, насыщенную данными?

12 Дек 2016 статья
Статистический рассказ (data storytelling) занял важное место среди инструментов коммуникации, позволив журналистам и маркетологам сообщать ключевые послания и визуализировать данные, лежащие в основе статей, записей в блогах и отчетов. Однако преимущества статистического рассказа не ограничиваются лишь письменной коммуникацией: вы можете задействовать его, чтобы создавать более убедительные и более визуально привлекательные презентации.

Умение разрабатывать и проводить насыщенные данными выступления сегодня является важным навыком для профессионалов: нам часто приходится рассказывать коллегам истории об успехе новой инициативы, о потенциале новой деловой возможности или необходимости изменить стратегию — истории, которые становятся намного более убедительными, если за ними стоят конкретные цифры.

За последние четыре года статистические показатели начали занимать в моих презентациях все больше места, поскольку я часто обращаюсь к управляемым данными проектам, таким как новые правила коллаборативной экономики, или говорю о том, чего не могут рассказать о покупателях аналитики социальных сетей. Я имела удовольствие тесно сотрудничать с аналитиками данных, дизайнерами инфографики и моим собственным штатным спичрайтером, и это помогло мне узнать некоторые хитрости создания успешной презентации.

Подумайте о своей аудитории

Прежде всего, как с любой коммуникацией, подумайте о своей аудитории. Перед кем вы выступаете, насколько эти люди знакомы с темой? Если вы представляете данные о трех разных стратегиях продаж для группы сбыта, которая тестировала эти стратегии, вы можете сразу переходить к делу и показать им, что сработало лучше всего. Если вы рассказываете об этом же эксперименте другому отделу организации, вам нужно разъяснить им контекст, прежде чем показывать гистограммы. В противном случае то, что кажется совершенно ясным вам, может просто их запутать. Общее правило для таких случаев гласит: взгляните на условные обозначения на инфографиках — если вы не можете рассчитывать на то, что слушатели знают значение каждого пункта условных обозначений, вам необходимо потратить больше времени на подготовку, прежде чем переходить непосредственно к цифрам.

Знайте то, о чем говорите

Данные имеют свойство перегружать собой презентацию, поэтому вы должны хорошо знать целиком всю историю, которую пытаетесь рассказать, и использовать графики обдуманно, чтобы поддержать эту историю. Вы не пытаетесь подавить противника шквалом статистики, стоящей за вашей аргументацией, — вы используете данные стратегически, когда они дают четкие и конкретные подтверждения вашей истории. По моему опыту, слушателей часто оглушает поток следующих один за другим слайдов, поэтому я стараюсь чередовать инфографики со слайдами, которые выражают ключевой момент посредством изображения или короткого, в несколько слов, текста. Покажите фото магазинной тележки и скажите слушателям, что теперь вы знаете, какая раскладка товаров перед кассой провоцирует максимальное количество импульсивных покупок; затем покажите график, на котором отражена статистика продаж для разных товаров. Вслед за этим покажите изображение или несколько коротких строчек маркированного списка, где подчеркиваются дающие основание для действий открытия и выводы, следующие из данных.

Редкие слушатели запоминают реальные цифры презентации, поэтому обдумайте, какие слова помогут им ухватить основную идею, инсайт или вывод, который они должны запомнить. Не просто показывайте гистограмму, демонстрирующую уровень вовлеченности работников при разных рабочих условиях, — подведите к демонстрации этой гистограммы рассказом о влиянии рабочих условий на удовлетворенность работников, проиллюстрировав его, по возможности, реальными примерами из жизни.

Если у вас есть цифра, суммирующая ваше ключевое послание — например, «работники, работающие удаленно из дома 1 день в неделю, на 30 % счастливее остальных» — то сделайте так, чтобы именно этот пункт особенно хорошо был заметен на вашем слайде. Выделите его на соответствующем графике, или даже создайте для него собственный слайд или отдельный пункт в заключительном списке.

Время для усвоения информации

Проводя выступление, помните, что людям нужно время для усвоения информации из графиков или таблиц. Не торопясь расскажите историю, представленную в виде цифр, чтобы она была ясной даже для того, кто не сидел над этой презентацией последние полтора месяца. Простое утверждение, например: «Во всех регионах, кроме юго-западного, электронная почта дает более высокий процент результатов в формировании списка потенциальных клиентов, чем телефонный обзвон; на северо-востоке ответ получают 5% электронных писем и только 3% телефонных звонков» поможет людям понять, что они видят перед собой, и как нужно читать ваш график. Говорите медленнее, чем обычно, в середине графика можно сделать паузу, чтобы дать людям время всё усвоить. Даже если вы предпочитаете оставлять время для вопросов в самом конце, спросите, не нужно ли пояснить график.

Грамотная визуализация

Хотя поясняющие сообщения полезны, это не значит, что вы должны забыть о визуальной части. Даже если вы просто создадите свои инфографики с помощью программы Infogr.am или Tableau — их результат выглядит намного лучше того, что выдает Excel, — вы немедленно улучшите свою статистическую презентацию. Возможно, вам понадобится немного доработать структуру или формат графиков, чтобы они хорошо выглядели на экране. Даже если для обозначения разных категорий в печатном документе вы использовали тонирование, помните, что на экране людям будет проще различать категории, выделенные четкими контрастными цветами.

Позаботьтесь о том, чтобы условные обозначения и метки данных были напечатаны крупным четким шрифтом; если вы использовали инфографический инструмент, например Infogr.am, который создает прекрасные графики, но не позволяет менять размеры шрифтов, добавьте при окончательной сборке собственные более крупные метки. (Подсказка: я создаю эти метки в отдельных текстовых рамках, подходящих по цвету к колонкам гистограммы, затем накладываю их сверху, закрывая первоначальные метки).

Если при создании графиков вы не можете обратиться за помощью к инфографическому дизайнеру, самостоятельно познакомьтесь с правилами грамотной визуализации, например, выясните, какие виды подходят для каких целей. Располагая свои данные на экране, старайтесь не нарушать основные принципы визуализации: если вам не удается уместить весь инфографик на один слайд, лучше сократить его и показать только основные моменты. Гистограмма, на которой отображены восемь категорий колонок, будет выглядеть загроможденной — но даже не пытайтесь превратить ее в набор круговых диаграмм: если ценность заключается в сравнении категорий, нужно сохранить гистограмму, где все категории можно сравнить с единой базовой осью. Возможно, на самом деле вам не нужно показывать все восемь категорий, достаточно будет пяти самых важных. Или, может быть, лучше разбить график на два последовательных слайда; если так, распределите категории таким образом, чтобы наиболее тесно связанные из них на каждом слайде находились рядом друг с другом.

Раздаточные материалы

И наконец, очень полезно оставлять слушателям физические или виртуальные копии ваших графиков, чтобы после они могли более подробно ознакомиться с цифрами. Поскольку управляемые данными презентации и отчеты обычно переходят из рук в руки, позаботьтесь о том, чтобы графики, которыми вы их сопровождаете, легко читались сами по себе, без дополнительных разъяснений. Обозначьте источник цифр, используйте понятные условные обозначения, снабдите слайд примечаниями, разъясняющими значение тех или иных пунктов («7 из 10 покупателей выбрали синюю упаковку»).

Возможно, все это звучит устрашающе, но не позволяйте стремлению к идеалу удержать вас от использования данных в представлении своей работы или идей коллегам и сотрудникам. Чересчур высокие стандарты могут помешать вам воспользоваться статистическим рассказом и сделать хорошую историю еще лучше, подкрепив ее количественными показателями.

Вам не нужно иметь идеальный пакет данных или самую красивую в мире инфографику, чтобы статистический рассказ смог занять важное место среди инструментов коммуникации. Все что вам нужно — это разрушить стену, которая отделяет математику в одной части вашего мозга от рассказа в другой его части.