Результативная презентация в работе HR-специалиста

18 Сен 2012 статья

Статья опубликована в журнале «Штат», № 9, 2012. Ссылка на оригинал.

Недавно на одной из конференций мне довелось стать свидетелем разговора между людьми, где один из них — HR-менеджер — говорил, что готов браться за любую работу и решать любые бизнес-задачи, при этом очень не любит выступать, проводить презентации и всячески старается их избегать. На мой взгляд, в его словах кроется большое несоответствие, поскольку зачастую от презентационных навыков специалиста по работе с персоналом зависит успешность решения той или иной задачи. Какие же задачи позволяют решать выступления перед публикой в работе HR’а? Как подготовить продуктивную презентацию вне зависимости от того, перед кем предстоит выступление? Как наилучшим образом доносить свои мысли и добиваться результата?

В работе HR-специалиста традиционно встречаются следующие разновидности презентаций: обучающие мероприятия (тренинги, семинары), защита бюджетов и отчетные презентации. Каждый вид имеет свою специфику и требует специальной настройки. Ключевыми задачами обучающих мероприятий является формирование конкретных навыков и установок, адаптация персонала, освоение различных способов, помогающих сотрудникам в повседневной работе. Второй вид презентаций хотя и встречается реже, однако является одним из самых сложных видов выступлений. Здесь от менеджера требуется максимум усилий для того, чтобы показать актуальность и убедить руководство в поддержке защищаемого проекта. Отчетные презентации проводятся с той или иной периодичностью во всех компаниях, поэтому все знакомы с форматом данного выступления. Здесь важна техника ведения презентации, состоящая из массивов данных, так, чтобы даже скучные детали не остались незамеченными.

Что такое результативная презентация? Это такая презентация, которая имеет определенный, вполне конкретный эффект. В ходе такого выступления спикер оказывает воздействие на аудиторию, благодаря чему может измениться поведение людей, отношения, взгляды по различным вопросам, что в итоге приводит бизнес к каким-либо результатам. Так результатом тренинга может быть выработка полезных знаний и повышение профессионально важных компетенций персонала. Защитная презентация считается проведенной результативно, если ваш проект одобрен и размер финансирования (а это один из тех вопросов, который вызывает наибольшее количество разногласий) достаточен для его реализации. Успешным итогом отчетных презентаций является донесение ключевых сообщений и необходимые выводы, которые делает аудитория по окончании доклада. Что нужно, чтобы презентация запомнилась?

Цель вашей презентации

Выступление начинается задолго до того момента, когда вы произносите первые слова перед аудиторией. Поэтому в самом начале подготовки следует четко сформулировать цель презентации. Именно цель презентации будет задавать тон всему мероприятию и вокруг нее будет выстраиваться содержание выступления.

Целью тренинга или семинара может быть формирование у сотрудников каких-либо навыков: проведения переговоров, совещаний, делегирования и работы в команде, обучение правилам телефонных продаж и т.д. Также целью может являться не только выработка навыка, а изменение установок (например, в работе со статусными клиентами). Целью обучающего мероприятия может быть выработка внутрифирменного кодекса поведения или общих принципов, которыми сотрудники должны руководствоваться в работе. Например, на тренинге по работе с клиентами по телефону в ходе общей дискуссии можно выработать свод правил, касающихся корпоративного приветствия, стандартов времени ожидания на линии и т.п.

Целью презентации по защите проекта является действие со стороны аудитории, а именно принятие предложения. Для того, чтобы такая цель была достигнута, нужно тщательным образом выстроить логику презентации, проанализировать текущую ситуацию в компании и тенденции на рынке, выяснить состав присутствующих на презентации и подобрать для них различные аргументы, чтобы ваша речь была максимально убедительной. Результаты множества исследований говорят о том, что женщины лучше воспринимают информацию, если она преподносится с использованием метафор, историй и эмоциональных аргументов. Мужчины в большей степени ориентируются на логику и факты, поэтому для них следует подбирать рациональные аргументы. Важно учитывать время, в которое будет проводиться презентация: в утренние часы люди в большей степени настроены скептически и более внимательны, поэтому требования к рациональным аргументам значительно выше, чем во второй половине дня или ближе к вечеру. Следует позаботиться о визуализации информации: для донесения своих ценных идей необходимо правильно расположить элементы и грамотно оформить презентацию. Пусть ваши слайды будут вспомогательным инструментом во время выступления, а вы будете основным действующим лицом.

Целью отчетной презентации может быть не только представление фактов о состоянии тех или иных дел в компании, но и изменение курса или приоритетов вследствие полученных аналитических данных. В случае, если ваша отчетная презентация носит обычный информирующий характер, позаботьтесь об отборе самой показательной и актуальной информации, не следует говорить обо всех мелочах. Если же по результатам отчета должно приниматься решение или совершаться действие, сделайте из своих данных проблему, а логическим выводом покажите, почему следует обратить на нее внимание. Таким образом вы оказываете мотивирующее воздействие на аудиторию и повышаете значимость вашей аналитической работы.

Критерии эффективности презентации

Каждая презентация должна иметь «джентельменский набор эффективности» — три компонента, без которых выступление рискует стать очередным скучным собранием. Еще на этапе подготовки важно заложить в презентацию то, что важно для аудитории, а именно: информацию, коммуникацию и эмоции.

  1. Информация.

    Каким бы ни был состав участников, повестка дня и стоящие перед вами задачи, ваша публика хочет получить информацию. Это может быть как новое знание так и актуализация давно забытых вещей, однако люди всегда хотят что-то узнать от вас. Часто приходится видеть тренеров, которые кроме развлечения ничем больше не могут похвастать. Их тренинги носят, скорее, развлекательный характер: люди приходят, играют в веселые игры, смеются и, конечно, дают позитивные отклики об обучении. Но по прошествии времени эмоции спадают и приходится вновь браться за работу, но прироста нового опыта на тренинге не было, время и деньги потрачены впустую, а ожидаемый результат не достигнут. К сожалению, особенно часто такая картина наблюдается на всевозможных тренингах по командообразованию, где все сводится к полосе препятствий и караоке под луной, но не к пониманию сути командной работы и выработке навыков взаимодействия между людьми. Аудитория хочет получать новое знание и быть информированной. В противном случае они выбрали бы кино или цирк.

    Чтобы презентация была информативной, нужно продумать ее структуру. Во-первых, нужно определиться с тем, какие ключевые тезисы вы собираетесь представить. Лучше всего составить краткий план, ответив на вопрос «О чем я хочу рассказать?». На этом этапе лучше ограничиться тремя-пятью пунктами, чтобы как можно полнее раскрыть каждый из них. Если пунктов значительно больше, выделите главные и второстепенные, чтобы уделить максимум внимания приоритетным положениям. Есть известное правило «7±2», согласно которому в фокусе внимания мы можем удерживать лишь определенное количество элементов. Однако в ряде последних исследований в области психологии познавательных процессов показано, что объем смещается в сторону «5±2» элементов. Аудитория не сможет запомнить все ваши пункты и подпункты плана, какими бы важными они не были.

    После отбора наиболее важных положений в основной части вашего выступления следует продумать начало и концовку. Эти части являются важными потому, что в начале нужно подготовить аудиторию, показать актуальность проблемы, мотивировать на восприятие информации. Заключение нужно для подведения итогов и краткого резюме, перехода к обсуждению следующих шагов и призыва к конкретным действиям. Эти части должны быть более эмоциональными, т.к. задача вступления — привлечь внимание к теме, а заключения должно зафиксировать в памяти то, о чем было рассказано. Таким образом, трехчастная конструкция презентации делает выступление завершенным и полным.

  2. Коммуникация.

    Как ни парадоксально, но помимо информации люди приходят за общением. Они хотят делиться своим опытом и мнениями как друг с другом, так и с вами. Поэтому обязательно продумайте, где в ходе презентации вы будете задавать вопросы, где вы будете запускать дискуссии или даже провоцировать, а где вы будете отвечать на вопросы из зала. Живой диалог со зрителями всегда оживляет выступление и дает ощущение важности для вас точки зрения публики.

    В одном исследовании было выявлено, что люди, которые в беседе интересуются мнением партнера по общению и задают вопросы, представляются как более интересные собеседники. Есть несколько элементарных приемов вовлечения аудитории в диалог: опрос или общая дискуссия; вопрос конкретному человеку о его опыте или мнении; риторические вопросы, содержащие указание на проблему. Более результативными являются презентации, похожие на рассказ, а не на сухой доклад.

  3. Эмоции.

    Вспомните самую скучную лекцию из университетской программы. Наверняка она была такой потому, что лектор ходил из стороны в сторону, тихо говорил что-то себе под нос и никак не вовлекал аудиторию в процесс. Теперь вспомните самых интересных лекторов. Скорее всего, они использовали юмор, рассказывали истории, поясняли материал на жизненных примерах. Именно эти простые действия спикера позволяют сделать подачу даже сложного материала доступной и запоминающейся. Аудитория хочет не только получать информацию, но и развлекаться. Эмоции, связанные с информацией воедино, в большей степени остаются в памяти людей. Не даром одним из трендов в образовании сейчас в мире является edutainment — соединение обучения и развлечения.

Мотивация аудитории

Если одной из целей вашей презентации является действие со стороны аудитории, то помимо представления полноты информации нужно позаботиться о том, как мотивировать людей. Для того, чтобы показать значимость темы и легче подвести к действию, следует использовать прием «проблематизация». Это традиционный прием, используемый в продажах и бизнес-презентациях. Его суть заключается в том, что в начале презентации нужно показать проблему и ее последствия, а после этого предложить свое решение.

К такой драматургии презентации регулярно прибегал Стив Джобс, которого по праву многие считают одним из самых успешных спикеров современности. Подумайте сами: во многом благодаря его презентационным навыкам тысячи людей смотрели «двухчасовую рекламу» на конференции WWDC.

Если вы проводите обучающее мероприятие, проблематизация позволит показать существующие пробелы в опыте и актуализировать потребность в обучении у участников. Часто на тренингах продаж ведущий просит нескольких добровольцев разыграть ситуацию продажи, после чего участники обсуждают увиденное и выявляют недочеты и трудности, с которыми столкнулись «актеры». Такое проблемное упражнение дает возможность посмотреть со стороны на давно знакомые действия и понять, над чем следует работать, чтобы исправить ошибки.

В презентации по защите проекта в качестве проблематизации может выступать сравнение с конкурентами, сопоставление поставленных целей и существующего положения дел, препятствия, с которыми сталкивается компания, отзывы клиентов и партнеров. Важно помнить, что проблема должна волновать аудиторию и вызывать эмоциональный отклик. Для усиления эффекта покажите последствия проблемы, если не заниматься ее решением. Драматурги говорят, что если проблема (или завязка) не интересует зрителей, то нужно искать новую.

Как подготовиться к презентации

Зачастую нам не хватает времени на подготовку и всю самую трудную работу мы откладываем на последний момент. Из-за этого страдает качество и наша уверенность во время выступления. Чтобы минимизировать риски, лучше готовиться заблаговременно. Ниже представлен алгоритм подготовки, состоящий из шести простых шагов.

  1. Цель презентации: для чего проводится выступление, какой эффект ожидается.
  2. Анализ аудитории. Здесь следует как можно полнее описать, кто будет на презентации, в каком количестве, какие должности у людей, какие у них интересы и с какими проблемами они сталкиваются. Это поможет адаптировать содержание презентации под нужды публики.
  3. Составление короткого плана выступления (3-5 пунктов).
  4. Поиск информации и наполнение содержания. Творческая работа, на которую следует отвести достаточно времени, чтобы собрать информацию, скорректировать план в случае необходимости и хорошо знать последовательность изложения.
  5. Оформление слайдов. Многие начинают подготовку презентации именно с этого шага, однако нужно понимать, что Power Point — это лишь инструмент для оформления идей, а не для их накопления. Первичен контент, а оформление визуального ряда вторично.
  6. Репетиции. Прорепетировав свою речь, вы будете более уверенны в себе, поэтому постарайтесь хотя бы 3 раза проговорить текст вслух со всеми нюансами и переходами между слайдами.

Если ваш зритель — генеральный директор

Презентация — это не всегда выступление перед большой аудиторией. В работе HR-специалиста часто встречаются презентации один на один, например, с генеральным директором. Что учесть в этом случае?

Во-первых, следует помнить, что презентация в стиле face-2-face должна быть еще в большей степени похожа на беседу, а не доклад. В таком формате обязательно уделите врем установлению контакта и настройке на общение. Не бросайтесь сразу в презентацию, создайте благоприятную атмосферу. Однако старайтесь не затягивать: контролируйте ситуацию и, если видите, что руководство не предрасположено к предварительной беседе, приступайте к делу. Начните с обсуждения повестки встречи, обозначения темы и регламента презентации, уточните, сколько времени есть в вашем распоряжении.

Во-вторых, помните, что выступление перед несколькими людьми требует большей отдачи энергетики от спикера, чем персональная презентация. Не говорите слишком громко, не переусердствуйте с жестикуляцией и не «переигрывайте».

Есть известное правило общения с руководством: говорить на языке решений. Используйте это и в ходе своей презентации, показав актуальность вашего проекта через проблему. После этого опишите, какое решение вы предлагаете и в чем его выгоды. Директор должен увидеть, в чем именно будут заключаться положительные изменения и как это в итоге скажется на бизнес-процессах компании.

Какими бы детальными не были ваши расчеты и какой бы достоверностью не обладали прогнозы от внедрения ваших предложений, руководство оценивает вас как личность и как профессионала. В конечном итоге руководитель хочет быть уверенным не только в цифрах, но и в людях, которым он поручает распоряжаться бюджетом. Не забывайте про уверенную подачу материала. Старайтесь продумывать заранее то, что у вас будет в руках, где будут располагаться раздаточные материалы. Отрепетируйте свою презентацию, говорите четко и по существу, используйте юмор и образную речь, соблюдайте зрительный контакт с человеком и не читайте со слайдов.

Помните, что ваша презентация может оказать сильный эффект не только на отдел персонала и изменения могут происходить во всей компании. Однако для того, чтобы она была эффективной, следует проделать большую подготовительную работу и постоянно повышать свой уровень через практику. Только тогда вам обеспечен успех и принятие даже самых смелых идей.

Журнал «Штат», 9/2012