Большой проект развития презентационной культуры в Ростелеком

Александр Яныхбаш
Комплексное обучение презентационного спецназа
в Ростелеком
Изменили старые привычки в компании Ростелеком и
научили проводить понятные, современные
и продающие презентации
В компании Ростелеком проходят важные изменения.
Изменения, которые затрагивают все аспекты бизнеса, в том числе и коммуникации, и презентации. Сотрудники компании реализуют большие проекты, по которым нужно проводить много совещаний и рассказывать о результатах внедрения. Однако очень сильны «старые привычки», когда слишком сложно, слишком сухо, слишком «отчетно». Нужна перестройка.

Задача
Сугубо отчетные презентации перестали устраивать руководителей. Теперь они должны носить продающий характер и быть интересными, а спикеры должны уметь не просто освещать ход проекта, но и предлагать идеи и продавать изменения.
Презентации должны стать современными не только в плане выступления спикера, но и визуально. Нужен новый подход к тому, как представлять сложную информацию просто. И нужно соответствующее владение программным обеспечением — от привычного PowerPoint до скрайбинга, Prezi и видеопрезентаций.
Задача — по максимуму осветить тему презентационных навыков: и структуру, и подачу, и дизайн. Людей, которые изучают все три аспекта презентаций, мы называем «презентационными спецназовцами», поскольку их серьезной подготовке можно только позавидовать. В компании специально ввели в лексикон слово «презентатор», которой обозначает роль человека, который проводит презентации.
Этапы работы
Дали не "коробочное" решение, а вышли за границы очного тренинга
-0-
Домашнее задание
Сняли видео-обращение с домашним заданием до тренинга
-1-
Эволюция презентатора
Тренинг № 1 — по структуре выступления и работе с аудиторией
-2-
Дизайн презентаций
Тренинг № 2 — по оформлению презентаций и дизайну
Дополнительный вызов заключался с методической точки зрения в том, что на освоение довольно большого набора презентационных компетенций отводилось только 3 дня. При том, что численность группы была выше среднего — двадцать один человек. Как успеть и темы охватить, и дать всем хорошую порцию практики?
Шаг №0: домашняя работа
Для того, чтобы сделать обучение максимально практичным и «экономным» по времени, мы решили дать задание до начала обучения. Участники должны были подготовить мини-выступления длительностью 5 минут по своей рабочей тематике.
Шаг №1: тренинг Александра
Обучение мы начали с проведения случайных выступлений, когда вслепую выбрали несколько счастливчиков, которым нужно показать свою «домашнюю работу». Это дало группе определенный разогрев и помогло подсветить удачные и — скажем открыто — ошибочные действия презентаторов.

В течение полутора дней шло обучение навыкам работы с аудиторией. Сперва участники освоили принципы структурирования материала с помощью техники «сторибординг». После освоения базы изучали приемы вовлечения аудитории. Поскольку часто их презентации длятся более 20 минут, спикеры оказываются в зоне риска — внимание аудитории спадает, утомление нарастает, значит, нужно уметь поддерживать включенность публики. В конце тренинга мы возвращались к домашним заготовкам, которые по ходу обучения участники подвергали доработке. И в итоге, разбившись на 7 групп, мы проводили практику и определяли лучших презентаторов путем голосования в чек-листах.
Тренинг "Эволюция презентатора: публичные выступления"
Шаг №2: тренинг Марка
Вторая половина обучения была посвящена теме визуального мышления и создания презентаций. Сначала мы рассмотрели критерии эффективной презентации. Вместе с участниками составили списки типичных ошибок и принципов дизайна. Договорились дальше работать по алгоритму подготовки презентации «сценарий, эскизы, стиль, слайды».

После стартовой темы погрузились в одну из ключевых болей современных презентаций — непонятные диаграммы и огромные таблицы. Участники освоили ключевой навык — как составлять смысловые заголовки, упрощающие восприятие любого слайда. Разобрали виды диаграмм, типичные ошибки при их отрисовке и посмотрели на несколько десятков примеров «До» и «После». Чтобы закрепить навыки, мы сделали большое упражнение на переделку аналитического отчёта.

В третьем модуле участники научились представлять идеи схематично, визуализировать текст и использовать фотографии на слайдах, чтобы вызвать вау-эффект. Мы делали упражнения на ассоциативное мышление и создавали крутые титульные слайды. Тренировались рисовать раскадровки презентаций из сплошного непонятного текста.

После части по визуальному мышлению мы перешли в технический блок работы с PowerPoint. Чтобы сэкономить время на очном обучении, до тренинга мы записали серию коротких видео о том, как делать презентации в Prezi, Keynote и Sparkol, и продемонстрировали участникам.
Финальной практикой в конце каждого дня становилась работа над презентациями участников, которые они переделывали по ходу тренингов и получали обратную связь от тренеров и группы.
2 за 3

2 темы обучения пройдены за 3 дня: выступления и дизайн
21 человек

Стали настоящими спецназовцами презентаций
8 выступлений

Провел каждый "боец" лишь за первые полтора дня обучения
150+ слайдов

Проанализировали участники, изучая принципы дизайна
Поступил новый вызов
от заказчика
Изначальная схема обучения, состоящая из "нулевого" домашнего задания и трехдневного обучения, оказалась лишь началом пути.
Для того, чтобы изменить культуру презентаций в компании
(хотя бы на уровне небольшой группы сотрудников), требовалось
больше и шире. Мы подготовили вторую и третью серию обучения.
Весь путь развития презентаторов
состоит из трех модулей
1. Базовое обучение
Даём основы основ: структуру презентации, подачу и дизайн.
2. Рацио, Эмоцио & Видео
Изучаем приемы аргументации и сторителлинга, а также осваиваем Prezi и VideoScribe, чтобы делать
вау-презентации
3. Умение объяснять
Плох тот презенатор, который не умеет понятно объяснять. Учимся учить и визуализировать даже самые сложные идеи
Наверное, можно подумать, что это всё: три трехдневных модуля очного обучения, работа над коммуникативными навыками и техническими. Но нет: еще у нас были домашние задания между встречами. Участники снимали видео с живыми рабочими выступлениями, а тренеры давали обратную связь на их выступления и презентации.
Кульминацией стал ПСР-саммит, на котором сотрудники из разных регионов и подразделений делились опытом и кейсами о внедрении изменений.
Для нас это был смотр результатов работы.
~
Отзыв заказчика и главного хранителя презентационных традиций в Ростелеком
Раньше на презентациях было скучно и формально, стало — живо и искренне. Результат — на саммите 100% вовлечённость аудитории, вдохновились абсолютно все.

Олеся Слюсарева
руководитель проектов, Ростелеком
Итоги, цифры, факты

21
Столько сотрудников поедут в разные регионы страны рассказывать о новых проектах и изменениях в компании

21
Столько проектов теперь будут представлены более внятно и убедительно, т.к. презентации подверглись серьезному тюнингу

3 х 21
Шестьдесят три часа мы суммарно провели вместе, изучая мастерство презентации, за вычетом времени обедов :)
~
Если нужно провести обучение в компании, вы знаете, к кому обратиться — напишите мне на почту >>> Мы подготовим глубокую и интересную программу и прокачаем презентационные навыки, чтобы сотрудники были готовы к любой задаче: от проведения внутренних совещаний до выступлений на конференциях.

Александр Яныхбаш
бизнес-тренер, к.псх.н.