Советы по тайм-менеджменту от Александра Яныхбаш

19 Фев 2012 книга

В ноябре 2011 года вышла моя первая книга «101 совет по тайм-менеджменту». Формат покет-бука, надо сказать, очень удобен тем, что его всегда можно носить с собой, заглянуть и освежить в памяти то, что важно. О чем же книга?

В ней 10 глав, которые последовательно раскрывают принципы грамотной организации распорядка дня. Вы найдете для себя советы по постановке целей, борьбе с ленью и поглотителями времени. Творческим людям понравятся советы по организации работы. А тем, кто привык к ежедневникам — рекомендации по грамотному использованию. Преимущество книги в том, что в ней представлены выжимки, самое сущностное, без воды. А еще это отличный подарок друзьям и близким.

В этой статье я решил поделиться с вами выжимками основных тезисов по 5 темам:

  1. Постановка целей.
  2. Планирование дня.
  3. Преодоление лени.
  4. Планирование длинных проектов.
  5. Преодоление «поглотителей времени».

Но для начала давайте определимся с терминами.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — в дословном переводе — управление временем. На самом деле, это способы организации собственной жизни, которые позволят вам быть наиболее эффективными. Проще говоря, наука как не терять время зря.

Приемы тайм-менеджмента используют особенности работы человеческого мозга и психики. Они позволяют составить структуру движения во времени — как планировать на день, неделю, месяц, год. И самое главное — как достичь целей с наименьшим сопротивлением.

Чтобы эффективно управлять своим временем и достигать целей — вам необходимо:

  • Анализировать.
  • Моделировать.
  • Планировать.
  • Реализовывать.
  • Контролировать достижение целей.

Пройдемся по основным моментам подробнее.

Постановка целей

  • Определите самые значимые области своей жизни. Карьера, саморазвитие, семья, дружба, личная жизнь? Проще всего это понять, если осознать на что вы всегда найдете время, даже если будете загруженными и уставшими.
  • На что вам не хватает времени, чему бы вы хотели уделять больше внимания? Ответы дадут понять, на что стоит обратить внимание, и, возможно, изменить.
  • К чему вы стремитесь и чего хотите? О каких изменениях мечтаете? Желания должны стать осознанными целями, но достижение некоторых потребует больше времени: месяцы или годы. Мысленно перенеситесь в будущее и задайте себе ориентиры.
  • Сформулируйте конкретные цели — это позволит понять чего именно вы хотите достичь. Пример не конкретной цели — «Я хочу стать известным человеком». Непонятно что значит известным, в какой области, насколько известным.
  • Определите критерии достижения цели — количество и время. «Я хочу заработать много денег» — здесь нет количественного критерия. Как много денег, за какой срок? Как вы поймете, что достигли цели? Когда должна быть достигнута цель? Сроки зададут вашей деятельности темп и будут побуждать скорее получить результат.
  • Ставьте реальные цели. Цель должна быть адекватной и выполнимой — невозможно стать чемпионом мира по фигурному катанию, если вам 30 лет и вы ни разу не стояли на коньках.
  • Пусть цели будут амбициозными. Цель не должна быть слишком простой — пусть она вдохновляет вас своим масштабом. Это даст вам возможности роста.

Планирование дня

  • Составьте список дел на день. Это позволит наглядно видеть чем вы будете заняты в течение дня. Список можно составлять простым перечислением без какой-либо закономерности.
  • Решите, сколько времени понадобится на выполнение каждого дела. Если не знаете точно — напишите приблизительное время.
  • Используйте ежедневники и и планировщики. Выберите из списка те дела и встречи, которые необходимо сделать в строго определенное время.
  • Отмечайте периоды, которые жестко привязаны по времени, заложите ресурс на дорогу. Оставшиеся промежутки свободного времени используйте для дел, которые в них умещаются.
  • Не планируйте дела вплотную друг за другом. Если у вас есть окно на 30 минут и два дела на 20 и 30 минут, то займитесь тем, которое короче.
  • Расставьте приоритеты. Начните с самого важного. Если у вас появилось время — делайте то, что важнее.
  • Не старайтесь объять необъятное. Планируйте не более 70% от всего времени, чтобы компенсировать форс-мажоры, накладки и случайности.

Преодолеваем лень

  • Оцените свое состояние. Возможно вы просто устали и напряжены. Отдохните и отвлекитесь — это позволит накопить силы и восполнить ресурсы.
  • Учитывайте естественные циклы. У каждого человека есть свое время, когда его работоспособность на пике. Например, если вы активны вечером, то легкие дела стоит сделать утром, а важные перенести на вторую половину дня.
  • Будьте честны с собой. Если ленитесь, то ленитесь по-настоящему. Не заставляйте себя, просто посидите в сторонке и не делайте ничего. Как правило, 5 минут хватает, чтобы в человеке снова пробудилась жажда деятельности.
  • Делайте перерывы. Отведите себе 10-15 минут в час на бездействие. Но зато оставшееся время можно отработать по полной.
  • Организуйте рабочее пространство. Это позволит настроиться на рабочий лад. Все нужное будет под рукой, а лишнее не будет мешать.
  • Начните с чего-нибудь легкого или приятного. Простые занятия позволят вам втянуться в работу и получить начальную инерцию.
  • Разбивайте сложное на части. Начните трудное дело с любой части, без порядка, просто сделайте что-нибудь, чтобы дело сдвинулось с мертвой точки.
  • Подумайте о потерянном времени.За то время пока вы отвлекались можно было сделать много полезного. Иногда мы откладываем даже самые важные задачи, которые имеют непосредственное отношение к достижению цели. Не лучше ли просто взять и начать?
  • Старайтесь правильно оценить время, которое понадобится для выполнения сложных дел. Если вам кажется. что дело очень большое и нудное — просто начните.

Планируем длинные проекты

  • Не откладывайте начало трудоемких и длинных дел. Работайте сразу, как только задача появилась.
  • Для начала составьте план выполнение проекта. Делайте это не в голове, а на бумаге или компьютере — так вы ничего не забудете.
  • Представьте, что дело — это пазл, который состоит из множества мелких кусочков. Спросите себя — что нужно сделать для выполнения проекта.
  • Выпишите эти элементы — так вы увидите , что нужно сделать и какой объем работы предстоит. Для каждого куска определите, что может понадобиться. Без каких действий или шагов невозможно выполнить задачу? Сколько времени на это понадобится? Не забудьте оставить время про запас.
  • Если выполняете проект в команде — распределите обязанности, назначьте ответственных и дайте им четкие инструкции.
  • Распределите дела в нужной последовательности. Самый простой вариант составления «линии времени» — большие листы бумаги или магнитная доска, на которой можно отразить дни и часы, соответствующие определенному этапу работы. Также стоит подписать имена ответственных исполнителей.
  • Определите суммарное время проекта.Четко обозначьте крайние сроки выполнения, которые позволят контролировать выполнение проекта.
  • Постоянно сверяйтесь с планом и вносите корректировки если вдруг появятся изменения.

Преодолеваем поглотителей времени

  • Наведите порядок на рабочем столе. Плохая организация рабочего пространства мешает сосредоточенности и вы можете упустить хорошую мысль или потратить время впустую, пока будете искать нужную вещь или документ.
  • Приведите в порядок документы на компьютере. Используйте понятные сокращения для названий папок и файлов. Если путь к файлу слишком длинный — пересмотрите структуру папок, создайте новую категорию для папок.
  • Поставьте телефон на бесшумный режим когда работаете над важными задачами. Оставьте сообщения на автоответчике, что заняты и перезвоните.
  • Если решение какой-то задачи занимает слишком долго времени и вы чувствует, что буксуете — переключайтесь на другие задачи. Так вы сохраните энергию движения и мотивацию.
  • Уверенно говорите нет непрошенным гостям и всему, что отвлекает от важной задачи. Если вам мешает шум — найдите тихое местечко. Не стесняйтесь делать замечания людям, которые постоянно отвлекают вас от работы — они тратят ваше и свое время.
  • Когда получаете задание — выясняйте все подробности, не стесняйтесь задавать вопросы. Лучше спросить еще раз чем переделывать потом.
  • Не спешите. Важные дела требуют концентрации. Вы потратите в два раза больше времени, если вам придется переделывать работу.

Контроль целей

Это последний этап управления временем. Здесь вы можете оценить насколько вы были эффективны. В этом вам поможет анализ, таким образом цикл замыкается и вы снова можете применить методику к оставшимся целям или скорректировать их. Дать себе больше времени, сделать перерыв или отказаться.

Важно понимать, что при планировании нужно оставлять часть времени на резерв. В классической схеме работе уделяют 60%, а оставшееся время оставляют на форс-мажор и срочные задачи. Лучше выполнить какую-то часть задач, но по плану — это мотивирует и позволяет не перегорать.

Успехов вам!